Une checklist graphique pour organiser vos idées

Découvrez comment organiser graphiquement vos idées autour d’un projet ou d’un objectif pour en définir les étapes.

D’un point de vue productivité, le but d’une checklist c’est d’être utile à tous les niveaux, tant lors de la définition d’un projet que pendant son déroulement. Une checklist peut donc évoluer un peu au fur et à mesure de l’état d’avancement des étapes qui la composent. Vous pouvez donc à tout moment optimiser votre liste, en ajoutant ou modifiant différents aspects :

• L’aspect chronologique. Les étapes sont listées dans l’ordre où elles doivent être réalisées. Vous pouvez découvrir au fil du temps que certaines sous-étapes doivent être réalisées plus tôt ou plus tard que prévu.
• Liste « en vrac ». Ajoutez une série d’idées, d’exemples, de trucs/astuces, d’options, d’alternatives… à côté de chaque étape principales. Voyez cela comme un « pense-bête ».
• Détails spécifiques et inattendus. Ces petits détails sont souvent relatifs à des éléments imprévus qui viennent pointer le bout de leur nez au fil du temps. Quand un risque ou un problème récurrent survient, je le note en face de chaque étape où il peut avoir des conséquences.
• Si quelque chose de contreproductif vient carrément s’interposer entre vous et votre projet, mettez un gros signe « Attention ! » en face de l’étape concernée.
• Dessins et graphiques. Ils ont l’intérêt d’aider à mémoriser les choses. A ce titre, je ne saurais trop vous recommander l’usage des Mindmaps. Elles permettent tout à fait de faire des checklists, et en plus, d’y insérer des graphiques, des documents etc…J’utilise beaucoup Xmind, qui a l’intérêt d’être gratuit. Voici son interface :

• Un point vous tracasse ou vous bloque…la solution se révèlera si vous vous posez la bonne question :
  1. Qui est l’utilisateur final du projet ?
  2. Quel sera son objectif ?
  3. Ai-je travaillé de mon point de vue ou de son point de vue ?
  4. Ai-je focalisé mon travail sur les caractéristiques techniques ou sur les benefices attendus ?
  5. Comment être plus convaincant ?
  6. Etc…

Voilà. Vous voyez que construire une checklist est à la fois simple et indispensable. C’est un élément préparatoire qui va orienter votre projet et garantir son bon déroulement. Si vous utilisez en plus un logiciel de « mindmapping » comme celui que j’ai évoqué, je vous assure que vous gagnerez énormément en productivité. Le temps que vous passerez à établir ce document sera très largement compensé par l’efficacité gagnée sur le long terme.

Une mind-map peut servir à plein de choses :

• construire une checklist
• aider à découper un gros projet en étapes et sous-étapes,
• synthétiser/résumer les parties importantes d’un cours ou d’une formation
• préparer la rédaction d’un texte long (rapport de stage, roman, thèse…)
• faire une liste des équipes et personnes impliquées dans un projet collaboratif
• faire et gérer une « liste des choses à faire », ou To Do’s list