Dans certains domaines professionnels comme l’aviation civile ou militaire, les spécialités chirurgicales, la radiothérapie etc…on a l’habitude d’appliquer une démarche qualité qui se manifeste par des procédures écrites, des modes opératoires, des checklists.
Cela veut dire que chaque étape d’une activité donnée est rigoureusement expliquée par écrit, dans des fiches dédiées et accessibles à toutes les personnes qui ont un rôle à jouer. Ces fiches et procédures ne sont validées qu’après un long processus de révisions et de modifications afin de laisser peu de place au hasard quand il s’agit de faire telle ou telle activité. Le but est de minimiser au maximum les risques d’erreurs : chacun sait ce qu’il doit faire, à quel moment et avec quel matériel, dans quel objectif.
Mieux encore, ces procédures sont réévaluées régulièrement en fonction de l’évolution de la pratique et d’éventuelles erreurs rencontrées. Erreurs qui le cas échéant sont analysées lors des réunions « de retour d’expérience » afin d’en isoler la cause et de trouver une solution pour qu’elle ne puisse pas se répéter.
L’ensemble de ces démarches, et bien d’autres, sont typiques d’une démarche proactive où l’on cherche à maximiser l’efficacité, la sécurité, la qualité.
Et si vous vous en inspiriez pour améliorer votre productivité ?
Essayez de découper vos activités les plus courantes en « systèmes » indépendants qui s’enchaînent les uns après les autres. Ensuite considérez chacun d’entre eux et voyez comment vous pouvez les améliorer, ne serait-ce que sur un petit point particulier. Essayez d’améliorer la manière dont ces étapes se suivent, s’il y a des points qui bloquent de temps en temps, essayez de trouver pourquoi puis trouvez une solution pour les contourner ou pour améliorer la fluidité de l’ensemble. Si une activité régulière vous rebute, essayez de trouver précisément quel est le point qui vous semble le plus pénible. Demandez-vous pourquoi ? Quelle alternative pouvez-vous suivre ? Par exemple, vous avez pris la résolution de courir deux fois par semaine, le mardi matin et le samedi matin, mais vous avez parfois du mal à vous motiver. Comment contourner ce problème ? En fait le plus difficile dans cette situation très précise, c’est de se lancer : mettre ses chaussures et sortir dehors. Une solution consiste à préparer vos affaires la veille : le lundi soir et le vendredi soir, sortez vos chaussures de running et placez-les devant votre porte d’entrée bien en évidence. Préparez également vos vêtements de sport et mettez-les à côté de votre lit pour que vous n’ayez pas d’autre choix que les enfiler quand vous vous levez. L’étape initiale la plus bloquante n’est désormais plus un problème. Mais ce n’est pas fini : il faut une trace écrite (une procédure) ! C’est simple prenez votre agenda et indiquez, pour tous les lundis et vendredis soirs à venir : sortir affaires de sport.
Cet exemple extrêmement basique vous montre l’intérêt d’une démarche qualité : analyser les étapes, voir les points bloquants, trouver pourquoi ils bloquent et envisager une solution, tout porter par écrit, étape par étape, faire une checklist et l’appliquer. Et si ça ne marche pas, …revoir l’ensemble et analyser les causes du blocage. Et si ça marche,…revoir l’ensemble et voir où des améliorations sont encore possibles.